Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Górze Kalwarii Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie nr 02/2023
Dyrektora Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Górze Kalwarii
z dnia 28 kwietnia 2023 r.

w sprawie organizacji i trybu działania komisji przetargowych powoływanych do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych przez Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Górze Kalwarii

 Na podstawie art. 55 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych zarządza się co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1

Ilekroć w zarządzeniu  jest mowa o:

1)      kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria; przez kierownika zamawiającego należy rozumieć także osobę przez kierownika zamawiającego upoważnioną,

2)     ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

§ 2

1.    Komisja przetargowa, zwana dalej „komisją”, jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

2.   Komisja może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.

§ 3

1.    Komisja jest powoływana:

1)      obligatoryjnie, jeżeli wartość zamówienia przekracza progi unijne, o których mowa w art. 3 ustawy,

2)     fakultatywnie, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych, o których mowa w art. 3 ustawy.

2.   Odstępując od powołania komisji przetargowej kierownik zamawiającego określa sposób prowadzenia postępowania zapewniający sprawność udzielania zamówień, indywidualizację odpowiedzialności za wykonane czynności oraz przejrzystość prac.

§ 4

1.    Członków komisji powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego.

2.   Komisja składa się z co najmniej:

1)    przewodniczącego – osoba wyznaczona przez kierownika zamawiającego,

2)   sekretarza – osoba zajmująca się zamówieniami publicznymi,

3)   członka/członków komisji – osoby/osób wyznaczonych przez kierownika zamawiającego z jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot zamówienia i wnioskującej o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

3.   Członek komisji powinien posiadać doświadczenie zawodowe oraz legitymować się znajomością zagadnień objętych przedmiotem zamówienia.

4.   Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

5.   Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w ust. 4, w sytuacji, o której mowa w § 5 ust. 4 i ust. 5, oraz jeżeli z innej przeszkody nie może on brać udziału w pracach komisji.

§ 5

1.    Członkowie komisji przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, składają oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3 ustawy.

2.   Członkowie komisji składają oświadczenia o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 ustawy niezwłocznie po powzięciu informacji o ich istnieniu, a oświadczenie o braku tych okoliczności – nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym członkowie komisji składają w szczególności po otwarciu ofert / wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i zapoznaniu się komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców.

3.   Oświadczenia, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 składa się w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

4.   W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 lub ust. 3 ustawy, niezłożenia przez niego oświadczenia lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji przewodniczący komisji niezwłocznie przekazuje kierownikowi zamawiającego, który w miejsce wyłączonego członka może powołać nowego członka komisji. Wobec przewodniczącego komisji, czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio kierownik zamawiającego.

5.   Członek komisji jest zobowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 lub ust. 3 ustawy, o czym informuje przewodniczącego komisji. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.

6.   Czynności podjęte w postępowaniu przez członka komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 lub ust. 3 ustawy są nieważne. Czynności komisji, o ile zostały dokonane z udziałem takiego członka powtarza się, z zastrzeżeniem ust. 7, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 i ust. 2, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.

7.   Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

Rozdział 2

Organizacja prac komisji

§ 6

1.    Pracami komisji kieruje przewodniczący powoływany i odwoływany przez kierownika zamawiającego.

2.   Kierownik zamawiającego może także powołać zastępcę przewodniczącego komisji. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

3.   Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1)      odebranie oświadczeń członków komisji, o których mowa w § 5 ust. 1 i ust. 2 oraz poinformowanie kierownika zamawiającego o okolicznościach, o których mowa
w § 5 ust. 4-ust. 6,

2)     wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,

3)     podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,

4)     nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

5)     informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4.   Oświadczenia, o których mowa w § 5 ust. 1 i ust. 2 przewodniczący włącza do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

5.   Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz komisji.

6.   Do obowiązków sekretarza komisji należy w szczególności:

1)    skompletowanie dokumentacji koniecznej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

2)   przygotowanie projektów dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,

3)   skompletowanie dokumentacji po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i przekazanie jej do jednostki odpowiedzialnej za archiwizację dokumentacji,

4)  przekazanie zawartych umów do jednostki finansowo-księgowej i jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za wykonanie przedmiotu zamówienia.

§ 7

1.    Jeżeli dokonane oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, na wniosek przewodniczącego komisji może, na każdym etapie postepowania o udzielenie zamówienia publicznego, zasięgnąć opinii biegłych, rzeczoznawców i ekspertów.

2.   Do osób, wymienionych w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy § 5.

3.   Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na wniosek przewodniczącego komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

Rozdział 3

Tryb pracy komisji

§ 8

Komisja, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego:

1)      propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,

2)     propozycję warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, sposób oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, kryteria kwalifikacji wykonawców do udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert,

3)     projekty dokumentów, informacji, wniosków, pism, zawiadomień i ogłoszeń koniecznych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

a w razie, gdy wymagają tego przepisy ustawy również danych podmiotu (nazwa i adres) lub spisu podmiotów wraz z danymi tych podmiotów, które komisja przetargowa proponuje zaprosić do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 9

Komisja w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności:

1)      przygotowuje propozycje wyjaśnień lub zmian treści specyfikacji warunków zamówienia,

2)     prowadzi negocjacje z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,

3)     dokonuje otwarcia ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,

4)     ocenia spełnianie warunków udziału w postępowaniu stawianych wykonawcom oraz istnienie podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ew. kwalifikuje wykonawców do dalszego udziału w postępowaniu,

5)     przygotowuje projekt wezwania wykonawców do przedłożenia w oznaczonym czasie dokumentów lub oświadczeń,

6)     przygotowuje projekt żądania od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, podmiotowych lub przedmiotowych środków dowodowych,

7)     wnioskuje do kierownika zamawiającego o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą,

8)     ocenia oferty, które nie podlegają odrzuceniu,

9)     przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej,

10)  wnioskuje o udzielenie zamówienia na zasadach uzgodnionych z wykonawcą podczas negocjacji w trybach postępowań, które tego wymagają,

11)   występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania,

12)  przyjmuje i analizuje wnoszone środki odwoławcze oraz przygotowuje projekty ich rozstrzygnięcia.

§ 10

1.    Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji.

2.   Indywidualna ocena odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów i sposobu oceny ofert, określonych w dokumentach zamówienia.

3.   Każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny (nie dotyczy sytuacji, kiedy kryteria oceny ofert są opisane wzorami).

§ 11

1.    Z czynności składających się na postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego komisja sporządza protokół, zgodnie z art. 71-art. 73 ustawy, który przewodniczący komisji niezwłocznie przedstawia kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia.

2.   W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 255 ustawy, komisja występuje do kierownika zamawiającego o unieważnienie postępowania. Pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.

§ 12

Traci moc zarządzenie nr 10/18 Dyrektora Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Górze Kalwarii z dnia 20 czerwca 2018 r. w sprawie organizacji i trybu działania komisji przetargowych powoływanych do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych przez Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Górze Kalwarii.

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dyrektor

Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych

                                                                                    /-/ Bogdan Wrochna